Estos términos regulan el uso del portal de informes de actividades de GOBS Estrategias Públicas (en adelante, el Portal) por parte de los colaboradores, líderes y personal de gestión de la empresa. Al ingresar con su número de cédula, la persona declara que los conoce y los acepta.
1. Qué hace el Portal
El Portal recibe, por cada contrato con una entidad territorial, las actividades que cada colaborador ejecutó en el periodo del informe, con sus anexos y la planilla de seguridad social; propone la redacción de las actividades en el estilo del informe (pasado impersonal, alineado con la obligación contractual) y arma el informe de actividades en el formato oficial de GOBS para su revisión, aprobación y entrega al municipio. La propuesta de redacción es una ayuda: el colaborador siempre confirma el texto que queda en el informe.
2. Titularidad y uso de la información
La información cargada (actividades, anexos, planillas) y la generada (informes, consolidados, bitácora) pertenece a GOBS Estrategias Públicas y a la entidad contratante en los términos de cada contrato, y se usa exclusivamente para la elaboración, soporte y entrega de los informes de actividades y de las cuentas de cobro asociadas.
3. Acceso por cédula
El ingreso se realiza con el número de cédula registrado por GOBS, por decisión de la empresa para todo el equipo. Cada colaborador es responsable de reportar únicamente sus propias actividades y de no ingresar con la cédula de otra persona. GOBS puede registrar, desactivar o retirar accesos, y cada ingreso (exitoso o fallido) queda en la bitácora con fecha, hora y dirección de origen.
4. Confidencialidad
Los anexos y las planillas de seguridad social contienen información de la entidad y datos personales de los colaboradores; se almacenan en el servidor del Portal en carpetas separadas por entidad, periodo y colaborador, y solo pueden verlos su autor, el líder del municipio y el personal de gestión. En producción toda comunicación viaja cifrada mediante HTTPS.
5. Trazabilidad
El Portal registra en una bitácora los ingresos, envíos, devoluciones, validaciones de anexos, consolidaciones y cambios de maestros (usuarios, asignaciones, obligaciones, cronograma). Las decisiones de gestión sobre envíos tardíos quedan registradas con su responsable.
6. Corrección asistida con inteligencia artificial
Si está habilitada, la función "Mejorar con IA" envía el texto de la actividad y la obligación correspondiente a un servicio externo de inteligencia artificial para proponer una redacción. No se envían anexos ni datos personales distintos a los que el colaborador escriba en la actividad. La propuesta no se guarda hasta que el colaborador la confirme.
7. Conservación
Los reportes, anexos e informes se conservan mientras el contrato esté vigente y durante los plazos de conservación documental aplicables, como soporte de los informes radicados. Las copias de respaldo tienen el mismo nivel de protección que los datos en producción.
8. Marco legal
El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas aplicables, y por la política de tratamiento de datos de GOBS Estrategias Públicas.
9. Cambios
GOBS puede actualizar estos términos para reflejar mejoras del Portal. Los cambios se publican en esta misma ventana con su fecha de vigencia.
Versión 0.1 (piloto La Ceja) · Octubre de 2026 · GOBS Estrategias Públicas · Medellín, Colombia
